Rapat Anggota dan Problem Solving

Dalam perjalanan organisasi tentunya akan bertemu dengan segelumit permasalahan-permasalahan (Problems). Permasalahan yang biasanya terjadi bisa berupa terkait dengan masalah aturan, keanggotaan, keuangan yang semuanya terlingkup dalam sebuah masalah manajemen organisasi itu sendiri.

Tidak ada organisasi yang tidak pernah menghadapi masalah. Setiap organisasi apapun pernah menghadapi masalah, cuman masalah yang dihadapi tentunya tidak selalu sama dan tingkat besar-kecilnya masalah pun juga tidak selalu sama. Kedudukan organisasi adalah mencapai tujuannya dengan menghadapi segala masalah yang dilewati oleh organisasi tersebut. Baik-buruknya organisasi tidak dinilai dari besarnya atau tingginya hasil yang dicapai, akan tetapi sebaik apa cara pencapaian tujuan organisasi tersebut dalam menghadapi masalah-masalah (problem solving) yang timbul.

Salah satu alternatif terbaik untuk menyelesaikan masalah organisasi dan menemukan pemecahan masalah (problem solving) adalah rapat. Rapat merupakan wahana untuk membahas dan menganalisis permasalah dan tentu diharapkan rapat yang dimaksud bersifat demokrasi, memberi kesempatan kepada setiap anggota untuk saling bertukar pikiran satu sama lain demi menemukan pemecahan dan antisipasi masalah.

Sebagian anggota organisasi kadang kala tidak menyukai rapat, karena ada yang berpendapat rapat membosankan, sakit kepala karena berpikir, duduk terlalu lama dan banyak lagi kendala ketidak-sukaan anggota dalam penyelenggaraan rapat. Walaupun demikian hal tersebut ada benarnya dalam kenyataan sehari-hari, akan tetapi pada hakikatnya rapat merupakan hal yang menyenangkan di dalam organisasi. Karena dari sebuah rapat kita bisa banyak belajar dari kawan-kawan sesama anggota, saling bertukar informasi dan analisis masalah, berbagi beban organisasi, pencurahan pemikiran yang positif.

Dari sekian banyak rapat yang diadakan di dalam organisasi, ada beberapa tantangan pada penyelnggaraan rapat :

1. Kurangnya Kehadiran Peserta Rapat.

Mungkin kita pernah atau sering mengkuti rapat atau pertemuan yang diikuti pesertanya kurang dari seharusnya. Hal ini kadang kala dianggap wajar bahkan terjadi berulang-ulang. Kurangnya kehadiran tentu juga mengurangi kesempatan untuk membuka wawasan dan sumber pendapat dari banyaknya orang dalam kebutuhan rapat tersebut.

Hal lain lagi yang bisa terjadi ketika jumlah seharusnya peserta rapat tidak mencukupi adalah menunggu keputusan terkait beberapa orang yang tidak berhadir. Sehingga keputusan di-pending. Jika hal ini terulang terus maka bisa merugikan peserta rapat lainnya. Untuk mengatasi hal ini perlu dianalisis hal apa saja atau mengapa peserta rapat tidak bisa berhadir.

Ada beberapa kemungkinan ketidak hadiran peserta dalam rapat seperti jadwal rapat bertabrakan dengan rutinitas anggota, kesibukan mendadak, atau permasalahan lain (pribadi) yang menyebabkan kurang semangatnya untuk mengikuti rapat.

Jika posisi kita sebagai koordinator atau ketua penyelenggaraan dalam rapat tersebut, perlu dicari tahu alasan atau sebab kenapa dia/mereka tidak bisa berhadir. Apabila ketidak hadiran anggota selalu terulang, maka perlu dicari tahu kendala ketidakhadirannya agar tidak begitu beradampak bagi yang lain (termasuk organisasi).

2. Rapat Menjadi Membosankan

Terkait dengan permasalahan rapat sebelumnya, bisa saja alasan tidak hadirnya peserta dalam rapat karena rapat-rapat yang biasa diselenggarakan membosankan. Bosan berarti apa yang dibahas berpanjang lebar, kondisi ruangan yang gerah atau panas, terlalu ribut dalam pembahasan masalah, terlalu banyak bercanda dan tidak fokus pada pembahasan isi rapat.

Untuk menghindari keadaan rapat menjadi membosankan, perlu dianggendakan untuk pembahasan apa saja dan seberapa durasi rapat. Rapat yang terlalu lama tanpa ada break/istirahat akan menjadikan peserta merasa bosan. Jika waktu yang dijadwalkan untuk rapat terlalu lama, lebih baiknya diberi kelonggaran adanya istirahat beberapa menit atau sebanyak waktu yang diperlukan. Selain itu pula pembahasan harusnya tidak jauh melenceng dari agenda rapat yang telah ditentukan karena ketika anggota rapat sudah mendapatkan pemberitahuan bentuk lisan atau tulisan mengenai waktu dan agenda rapat, mereka sedikit banyak akan berpikir tentang apa yang akan dibahas pada waktu rapat nantinya. Jika pembahasan berbeda dengan agenda rapat akan menjadikan peserta rapat tidak siap untuk membahas.

Sebagai pemimpin atau pengarah dalam rapat hendaknya selalu memberikan kesempatan kepada setiap peserta rapat agar bisa mengeluarkan pendapat, masukkan atau tanggapan terhadap isi rapat itu sendiri. Cara ini akan membantu mengatasi dan mengurangi kebosanan dalam proses rapat, karena peserta rapat mencoba mengeluarkan onek-onek atau pemikiran yang terkurung dalam kepala nya ketika pembahasan berlangsung.

Berilah kesempatan kepada yang belum atau jarang mengeluarkan pendapat. Mungkin saja mereka memiliki ide atau masukan yang sangat berharga dalam pembahasan. Dan batasi kepada peserta yang terlalu sering mengeluarkan pendapat. Peserta yang terlalu sering mengeluarkan pendapat akan merusak sirkulasi pertukaran pendapat. Hal tersebut dikarenakan arah pembicaraan terfokus lebih banyak kepada / dari satu orang saja. Lebih bagus jika setiap orang memberikan pemikirannya guna mencari penyelesaian atau keputusan yang diinginkan bersama.

3. Pembicaraan Hanya Satu atau Dua Arah Saja.

Pembicaraan hanya datang dari satu orang kepada pemimpin rapat atau sebaliknya. Kondisi seperti ini bisa menjadikan sebuah rapat menjadi membosankan. Karena peserta yang lainnya seakan-akan hanya menjadi pendengar setia dan tidak memiliki pendapat sama sekali. Saya berkeyakinan bahwa setiap anggota rapat itu memiliki pendapat yang unik, menarik, berbeda satu sama lain (terlepas dari salah dan benar) yang sama berharganya untuk mencapai keputusan rapat.

Perlu kita hindari peserta rapat memonopoli pendapat atau pembicaraan bahkan termasuk pemimpin rapat itu sendiri. Pemimpin rapat cukup membuat wacana, mengarahkan, memberi kesempatan dan berpendapat seperlunya.

Untuk menyelenggarakan rapat yang menyenangkan, perlu dilakukan hal-hal seperti di bawah ini :

1. Buatlah agenda rapat (isi, waktu dan pencapaian minimum rapat) dan tawarkan kepada minimalnya separu dari peserta rapat yang akan diundang, apakah waktu dan isi rapat cocok untuk dibahas nantinya.
2. Undanglah peserta rapat sesuai dengan anggota rapat itu sendiri. Jika rapat merupakan rapat Dewan Pengurus Inti, cukup diundang yang intinya saja. Jika rapat anggota aktif, maka yang diundang anggota aktif.
3. Siapkan ruangan atau tempat rapat yang kondosif (tidak terlalu ribut, tidak pengap dan sesuai dengan kapasitas peserta).
4. Ketika waktu rapat sudah jatuh temponya dan peserta rapat cukup, mulailah rapat. Hindari menunggu terlalu lama anggota rapat yang belum hadir atau kemungkinan terlambat datang. Hal ini untuk menghindari kebosanan menunggu oleh peserta rapat yang sudah berhadir di tempat.
5. Tentukan pengarah rapat (biasanya boleh sekretaris ataupun ketua bersangkutan). Untuk memulai,mengarahkan dan menutup rapat nantinya.
6. Ajaklah peserta rapat untuk mentaati aturan umum rapat guna bisa saling menghargai pendapat satu dengan yang lainnya. Berilah teguran atau masukkan kepada peserta rapat yang memecah konsntrasi rapat atau lebih bagusnya lagi bila pemimpin rapat bisa menarik perhatian untuk mengembalikan fokus rapat.
7. Apabila memerlukan media pendukung seperti alat proyeksi atau media lain hendaknya dipersiapkan lebih dahulu.
8. Tentukan salah seorang untuk membantu mencatat pendapat-pendapat dan keputusan yang diambil ketika rapat. Hal ini membantu agar pada rapat selanjutnya lebih mudah mengingat kembali dan tidak terlalu lama untuk dibahas ulang.
9. Jangan lupa sediakan pemanis seperti minuman dan makanan ringan agar suasana rapat lebih menyenangkan.
10. Jika pembahasan masih berlangsung sedangkan waktu sudah cukup lama, cobalah ditawarkan kembali kepada forum rapat apakah ingin tetap dilanjutkan atau disambung kembali di waktu berikutnya.